Das Rechnungswesen optimieren – Diese 5 Schritte helfen dabei
Das Rechnungswesen ist von großer Bedeutung für Unternehmen, da es einen Überblick über die finanzielle Lage des Betriebs ermöglicht, was sich wiederum positiv auf die Liquiditätsplanung auswirkt. Dementsprechend kann die Optimierung des Rechnungswesens zu entscheidenden Wettbewerbsvorteilen führen, weshalb wir in diesem Artikel aufzeigen, wie Unternehmer ihre Prozesse innerhalb dieses Bereichs effizienter gestalten können.
Nutzung einer modernen Cloud-Software
Die Prozesse innerhalb des Rechnungswesens können optimiert werden, indem eine moderne Cloud-Software in den Unternehmensalltag integriert wird. Ein spezialisiertes Rechnungsprogramm ist bestens dafür geeignet, um die Effizienz innerhalb des Rechnungswesens zu erhöhen. Grund hierfür ist unter anderem, dass durch den Einsatz der Cloud ein einfacher Zugang gewährleistet ist, unabhängig davon, an welchem Ort sich die Mitarbeiter aufhalten.
Der Zugriff ist, insofern eine zuverlässige Internetverbindung besteht, jederzeit und von überall aus möglich, sodass Mitarbeiter auch von unterwegs alle relevanten Dokumente nutzen können. Dies wirkt sich positiv auf die Flexibilität aus und macht die Implementierung von flexiblen Arbeitszeiten möglich, was die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen kann und die Firma als Arbeitgeber für qualifizierte Talente attraktiver macht.
Ein weiterer Vorteil einer Cloud-basierten Software besteht darin, dass Daten in Echtzeit aktualisiert werden, sodass Mitarbeiter stets Zugriff auf aktuelle Informationen haben. Da die Anschaffung einer solchen Software in der Regel mit einem Abo-System einhergeht, müssen Unternehmen keine teure IT-Infrastruktur einrichten, sondern können stattdessen auf die Infrastruktur des jeweiligen Dienstleisters zugreifen.
Ein modernes Rechnungsprogramm lässt sich bei Bedarf erweitern. Damit kann der Funktionsumfang an veränderte Anforderungen angepasst werden, wodurch eine hohe Skalierbarkeit gegeben ist.
Automatisierung des Forderungsmanagements
Das Forderungsmanagement spielt eine wesentliche Rolle, wenn es um die Liquiditätsplanung eines Unternehmens geht, weshalb eine hohe Effizienz in diesem Bereich von großer Wichtigkeit ist. Daher sollten Unternehmen ihr Mahnwesen mit geeigneten Softwares digitalisieren, wobei hierdurch einige Vorteile entstehen. Zu diesen zählt unter anderem eine einfachere Kontrolle von eingehenden sowie ausgehenden Zahlungen, um einen besseren Überblick zu erhalten und noch ausstehende Rechnungen schnell erkennen zu können.
Auf diese Weise müssen Unternehmen keine Mitarbeiter mehr für eine manuelle Überprüfung der Zahlungseingänge abstellen, sondern erhalten sofort eine Meldung im System, wenn Rechnungen von Kunden nicht rechtzeitig beglichen wurden. Dies erlaubt eine schnelle Reaktion auf ausstehende Zahlungen, was sich positiv auf die Liquiditätssituation des Betriebs auswirken kann.
Implementation einer intelligenten Belegverarbeitung
Unternehmen müssen in der Regel eine große Menge an Belegen verarbeiten und die jeweiligen Dokumente so archivieren, dass sie bei Bedarf dem zuständigen Finanzamt vorgelegt werden können. Dies geht mit einem erheblichen Aufwand einher, weshalb eine intelligente Belegverarbeitung zu entsprechenden Effizienzsteigerungen innerhalb des Rechnungswesens führt.
Es gibt einige Tools, die eine möglichst effiziente Verarbeitung von Belegen ermöglichen und somit zu einer umfassenden Optimierung buchhalterischer Prozesse beitragen. Die intelligente Belegverarbeitung unterstützt Unternehmen dabei, einen besseren Überblick über die finanzielle Situation des Betriebs zu erlangen.
Ein weiterer großer Vorteil besteht in der Zeitersparnis, da die Verwaltung finanzieller Transaktionen durch ein solches Tool deutlich erleichtert wird. Dies entlastet diejenigen Mitarbeiter, die im Rechnungswesen eingestellt sind und kann hierdurch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Zudem können sich die Mitarbeiter wesentlichen Aufgaben zuwenden, statt sich mit monotonen Routinetätigkeiten auseinandersetzen zu müssen, wodurch sich die Personalkosten entsprechend verringern lassen.
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Einsatz digitaler Workflows
Um die innerhalb des Rechnungswesens anfallenden Prozesse optimieren zu können, sollten Unternehmen auf digitale Workflows setzen. Grund hierfür ist unter anderem, dass sich durch die Implementierung von digitalen Workflows die Effizienz steigern lässt, wobei gleichzeitig die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert werden kann. Ermöglicht wird dies durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben im Rahmen von digitalen Workflows, wobei unter anderem die folgenden Prozesse optimierbar sind:
- Erstellung von Rechnungen
- Genehmigung von Rechnungen
- Bezahlung von Rechnungen
Die Automatisierung sorgt dafür, dass es zu keinen oder wenigen manuellen Eingriffen durch Mitarbeiter kommt, was sich äußerst positiv auf die Fehleranfälligkeit auswirken kann, da Flüchtigkeitsfehler ausgeschlossen sind. Die Integration digitaler Workflows in den Unternehmensalltag bringt zudem den großen Vorteil mit sich, dass Transaktionen und Rechnungen schneller bearbeitet werden können, da sowohl die Weiterleitung als auch die Genehmigung der jeweiligen Rechnung auf elektronischem Wege erfolgt.
Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Transparenz aus, da stets Echtzeitinformationen über den aktuellen Status von Rechnungen und Dokumenten vorliegen. Auch die Betriebskosten sinken entsprechend, da weniger Arbeitszeit und Papierkosten für die Bewältigung von manuellen Aufgaben aufgebracht werden müssen.
Integration eines digitalen Kartenmanagements
Zum Teil müssen Mitarbeiter in Vorleistung gehen und Belege auf Geschäftsreisen sammeln, die anschließend aufwendig von der Buchhaltung gesammelt und überprüft werden müssen. Hier kann die Integration eines digitalen Kartenmanagements Abhilfe schaffen, indem Mitarbeiter mit Firmenkreditkarten ausgestattet werden, die sich zur Bezahlung von geschäftlichen Ausgaben nutzen lassen.
